Guía para elaborar eventos sostenibles

Vivimos en un mundo cada día más consciente del impacto ambiental y social de nuestras acciones, por ello realizar eventos sostenibles se ha convertido en una necesidad. La organización de eventos que se alineen con políticas medioambientales no solo mejora la imagen de marca, sino que contribuye con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) promovidos por Naciones Unidas.

En esta guía encontrarás un enfoque práctico para organizar eventos más responsables de manera accesible. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es un evento sostenible?

Un evento sostenible es aquel que desde su proceso de diseño, organización y ejecución tiene el objetivo de reducir su impacto ambiental. Según el programa de Naciones Unidas para el medioambiente, esto implica considerar la sostenibilidad alrededor de todas las etapas del ciclo de vida del evento, pre-evento, ejecución y post-evento.

Beneficios de elaborar eventos sostenibles

Cuando se habla de medidas positivas para el medioambiente, no solo significa impacto positivo en el entorno, sino que reporta grandes beneficios en diversos aspectos:

• Reduce significativamente la huella de carbono.
• Mejora de la reputación de marca.
• Genera un compromiso real con los Objetivos de Desarrollo Sostenible.
• Optimiza recursos y ahorra costes.
• Brinda una experiencia positiva para asistentes y proveedores.

 
 Fases clave en la organización de eventos sostenibles

1. Diseño del evento
   En esta primera fase se planifica, definen los objetivos, seleccionan los proveedores y se evalúa el posible impacto ambiental, definiendo métricas a tener en cuenta pasado el evento.
2. Ejecución
   En la ejecución del evento se deben aplicar medidas conscientes, como movilidad responsable, eficiencia energética, gestión de residuos y comunicación ecológica.
3. Post-evento
   Una vez realizad el evento es necesario la evaluación de impacto, compensación de emisiones y elaboración de informes de sostenibilidad según los KPI previamente establecidos.

Hoja de ruta de un evento sostenible

Todo evento sostenible deberá contar con unos aspectos clave que garantizarán un diseño y ejecución respetuosa y consciente.

1 - Elección de sede

Un aspecto fundamental para cumplir con el compromiso sostenible es elegir una sede del evento que también siga una línea de respeto y responsabilidad. Existen algunos indicadores para comprobar si verdaderamente es un lugar que se adapte a las necesidades de un evento sostenible.

• Certificación ambiental (ISO 14001, EMAS, LEED…)
• Buena conexión con transporte público.
• Instalaciones energéticamente eficientes.
• Gestión de residuos y agua eficiente.
• Accesibilidad universal para todas las personas.

2 - Movilidad sostenible

La movilidad supone un aspecto considerable respecto a las emisiones generadas en los eventos, por ello es muy importante fomentar el transporte consciente entre los asistentes y organizadores. ¿Cómo lograr un transporte más sostenible?

• Fomentar el transporte público o compartido.
• Ofrecer información clara sobre rutas sostenibles.
• Incluir billetes de transporte público con la inscripción.
• Promover el uso de bicicletas o coches eléctricos.

3 - Gestión de residuos

Todo evento sostenible debe seguir un principio muy claro en la gestión de residuos, las 3R: reducir, reutilizar y reciclar. Este principio implica:

• Reducir la generación de residuos mediante compras responsables.
• Reutilizar materiales como lanyards, señalética y estructuras modulares.
• Separar residuos correctamente para su valorización.

4 - Catering sostenible

• Selección de productos responsables
  • Proximidad y temporada:
    priorizar alimentos frescos producidos localmente y de temporada.
  • Agricultura ecológica:
    frutas, verduras, zumos, café y otros productos certificados.
  • Comercio justo:
    asegurar condiciones laborales justas en productos importados como café o chocolate.
  • Alternativas saludables:
    opciones vegetarianas, veganas y sin alérgenos.
• Prevención del excedente alimentario
  • Planificar las cantidades en función del número real de asistentes.
  • Enviar recordatorios para reducir excedentes.
  • Donar alimentos no consumidos a entidades sociales.

5 - Comunicación y materiales promocionales

La comunicación es un medio muy poderoso para la concienciación, además utilizar medios más responsables y respetuosos reduce el impacto ambiental en el transcurso del evento, evitando medios impresos por ejemplo.

• Usar materiales digitales para inscripciones, programas y señalética.
• Reutilizar roll-ups en la medida de lo posible.
• Merchandising útil y reutilizable: bolsas de tela, productos locales, entradas a actividades culturales…

6 - Inclusión

Un evento realmente sostenible no solo trata de minimizar su impacto en el medioambiente; también debe ser inclusivo y socialmente responsable. Esto significa crear experiencias que consideren la diversidad humana y fomenten una participación equitativa de todos los grupos, desde el acceso hasta la selección de proveedores.

• La accesibilidad universal es clave:
  es esencial que el evento esté diseñado para que todas las personas, incluidas aquellas con diversidad funcional, puedan disfrutarlo.
• Respeto por la cultura y la comunidad local:
  organizar un evento sostenible implica integrarse en la comunidad donde se lleva a cabo. Esto significa considerar las tradiciones locales, colaborar con proveedores y evitar prácticas extractivas.
• Equidad y trabajo justo:
  promover la equidad laboral, contratar proveedores que respeten derechos y fomenten diversidad de género, étnica y generacional.
• Entorno seguro y respetuoso:
  crear un espacio donde todas las personas se sientan bienvenidas, seguras y libres de discriminación.

7 - Evaluación del evento

Una vez aplicadas las pautas para el diseño u ejecución del evento, es hora de medir su impacto real. Para ello se utilizan diferentes indicadores que serán esenciales para la mejora de futuras ediciones:

• Indicadores:
  toneladas de residuos generados, fracciones recicladas, consumo energético, etc.
• Huella de carbono:
  calcular las emisiones según ISO 14064. Puedes utilizar la siguiente calculadora facilitada por la Generalitat.
• Encuestas:
  recopilar la opinión de los asistentes sobre las medidas implementadas.
• Informe final:
  redactar una memoria de sostenibilidad con logros y propuestas de mejora.

En un mundo donde la sostenibilidad ya no es solo una opción, sino una verdadera responsabilidad, optar por eventos sostenibles se convierte en un paso decisivo hacia el futuro. Cada elección que hacemos, desde la ubicación hasta el menú, tiene el potencial de cambiar no solo la experiencia del evento, sino también su impacto en el medioambiente y en las personas que lo disfrutan.

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